Insumos de la Organización

INSUMOS

Los insumos son todos los recursos con los que cuenta la organización para generar los productos y servicios.

Para comprender el comportamiento humano en la organización, debemos considerar que el medio ambiente externo incide en el sistema organizacional, entre otras modalidades, en forma simultánea con el ingreso de los insumos, los cuales, para proseguir con este enfoque social, serían:

Insumos Humanos
Insumos Tecnológicos
Insumos Organizacionales:

1. Organización formal
2. Organización informal

INSUMOS HUMANOS

Los empresarios de la organización, sus gerentes y sus subordinados traen con ellos al ingresar a la misma: ciertas habilidades, conocimientos, necesidades, valores, conductas y formas de pensar.

Relación con otros Insumos:

a. La tecnología que utiliza la organización determinará qué habilidades técnicas se requiere de la gente que vaya a ingresar a la organización.

b. La estructura organizacional también influye en el tipo de persona que ingresa a la empresa, por ejemplo según las condiciones de trabajo y los niveles saláriales ofrecidos por la organización, se determinará si los insumos pueden atraer o no a personas de mayor o menor nivel de capacitación.

INSUMOS TECNOLÓGICOS

Recordemos que el tipo o ramo de empresa en que está operando una organización, establece el tipo de tecnología con la cual deberán trabajar los empleados.

Relación con otros Insumos:

a. En lo fabril, el tipo de maquinaria que se utilice influye sobre la posición física de las personas en su lugar de trabajo; y por lo tanto incide en las comunicaciones.

b. Asimismo, los niveles de ruido determinarán por ejemplo si las personas podrán comunicarse entre ellas o no.

c. El incremento de la utilización de computadoras personales puede llevar a que cada persona trabaje en forma aislada del grupo.

d. La tecnología espacial y la electrónica tienden a estar asociadas con una rápida obsolescencia.

En las empresas que se dedican a dichas ramas de producción o servicios, hay muchas veces una alta rotación de personal, por ello en este tipo de industrias se forman relaciones débiles y el compromiso de las personas con la organización también es débil.

INSUMOS ORGANIZACIONALES

Organización Formal

Cuando hablamos de “formal”, como hemos visto, nos referimos a la estructura que establece la empresa y que es el resultado de la departa mentalización. Son también las políticas, las normas y los procedimientos formales, los estilos de liderazgo, los castigos y las recompensas que establece la empresa y que están específicamente destinados a influenciar el comportamiento en forma favorable para la organización.

Por ejemplo: se presupone que un sistema de incentivos aumentará la productividad; pero estos diseños organizacionales a menudo tienen también consecuencias inesperadas. George Elton Mayo, en sus experiencias en la Western Electric Company, encontró evidencias firmes de que las normas del grupo informal, por ejemplo, establecían que no debía rendirse hasta alcanzar o superar el estándar. Los orígenes de dichas normas informales (no escritas) se basaban, entre otros motivos, en el temor al despido que tenían los trabajadores.

Organización Informal

El comportamiento organizacional –teniendo en cuenta que los seres humanos son animales sociales y generalmente trabajan en grupo- no puede ser comprendido ni previsto sólo mediante el análisis de la organización formal; dado que el comportamiento de la misma está guiado también por la presencia de la organización informal, con su propia estructura, los lideres y las normas informales. Esto último conduce, a que la conducta de cada individuo, estará regida también:

1. Por lo que puede ser aprobado o desaprobado por sus compañeros.

2. Por la necesidad de mantener la aceptación dentro de la empresa, de aquellas personas cuyo afecto y respeto, cada trabajador valora.

Además, las normas informales también están generalmente acompañadas por un conjunto de recompensas y castigos establecidos por el grupo informal. Dichas normas, que tienen como característica, la mayoría de las veces, el hecho de no estar explícitamente escritas, existen dentro de todos los grupos informales influyendo en el comportamiento que se desarrolla en un sistema; y generalmente no coinciden mayormente con las normas formales establecidas por la empresa.


INSUMOS
Se puede distinguir las siguientes categorías de insumos y recursos:

Categoría
Descripción
Personal

Los recursos humanos con los que cuenta la organización, sus capacidades, experiencia, género, tipo de contratación, descripción, etc.

Planta física

Edificios y mobiliario donde se producen o prestan los productos o servicios.

Herramienta y equipo

Herramientas de trabajo y equipo con que se cuenta, plantas, procesadoras, maquinaria de trabajo. Se debe de evaluar en términos de cantidad, calidad, condición, etc.

Proveedores

Las terceras partes que ofrecen servicios o productos, tales como las compañías de electricidad, agua potable, agencias aduanales, firmas de contabilidad, etc.

Sistema de información

El conjunto de información (y sus fuentes) con el cual se conduce la organización, incluyendo reportes e informes de fuentes primarias y/o secundarias.

Finanzas

Situación financiera actual de la organización, sistemas de financiamiento que se utilizan, costos, obtención de recursos, utilización de los recursos, etc.

Recursos Naturales

Impacto que tiene el funcionamiento de la organización en el medio ambiente.

La importancia de la evaluación de la situación de los insumos en relación a los resultados es que se puede tener un acceso insuficiente, mala calidad y escasez de estos.

LAS FUNCIONES DE UN GERENTE

Un gerente tiene un solo trabajo: Decidir. Las decisiones de un gerente se toman en cuatro ámbitos, que llevados a la acción constituyen los insumos gerenciales.

LOS INSUMOS GERENCIALES SON:

Planificación, Organización, Control y Manejo Humano (Motivación). Estos "ingredientes" en la acción gerencial significan el apropiado uso de decisiones o estrategias para lograr los objetivos es distintos niveles de la organización. Pero, qué viene primero? decidir o actuar?

Los insumos incluyen a personas, materiales, equipo, información, procedimientos, políticas, tiempo y dinero. Los proveedores proporcionan algunos insumos. Los rendimientos van a los clientes internos y externos. Los clientes son la parte más importante de cualquier proceso:

Un proceso es la mezcla y transformación de insumos en rendimientos. Al transformar los insumos en rendimientos, se realiza una serie de pasos. Estos se conocen como pasos del proceso.

Existen seis pasos básicos del proceso:

1. Operación
2. Transporte
3. Inspección
4. Demora
5. Almacenaje
6. Retrabajo

CARACTERÍSTICAS DESEADAS DEL PROCESO

La meta de cualquier proceso es transformar los insumos en rendimientos con la mayor eficacia, confiabilidad y eficiencia, así como al precio mas bajo que sea posible.


INSUMO – PRODUCTO

Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a “insumo-productos”.

Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:

Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante el volumen de recursos empleados.

Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la cantidad de recurso empleado

Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene producto, o resultado, medido en relación a los insumo (mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlo. Los gerentes que pueden reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar las metas están actuando eficientemente.

PRODUCTIVIDAD

Es la relación resultado (producto) e insumo dentro de un periodo con la debida consideración de la calidad, se puede expresar en la forma siguiente:

La formula señala que se puede mejorar la productividad :

1.- al acrecentar la producción (resultados) con los mismos insumo.
2.- al disminuir los insumos manteniendo la misma producción.
3.- al aumentar la producción y disminuir los insumo para cambiar la razón de un modo favorable.

OTRAS CLASES DE INSUMOS

Existen varias clases de insumo como lo son el trabajador, los materiales y el capital, sin embargo, sin duda alguna la mayor oportunidad para aumentar la productividad se encuentra en el propio trabajo, en el conocimiento y, en especial, en la administración. La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeño individual y organizacional, Ambiente específicos y proveedores.

LOS PROVEEDORES:

De una organización, por lo general se piensa en empresas que proveen materias primas y equipos, pero este término también incluye los que proporciona insumos financieros y mano de obras. Accionistas, bancos, compañía de seguros, fondos de pensión, y otras instituciones similares que son necesarias para asegurar un flujo continuo de capital. La administración trata de asegurar un flujo continuo de los insumos que se necesitan, al más bajo costo posible. Estos insumos representan incertidumbres, porque su falta de disponibilidad o su retraso pueden reducir en un gran grado importante la eficacia de la organización, es común que la administración realice grandes esfuerzos para asegurar su flujo continuo. El hecho de que las grandes organizaciones tengan departamento de compra, finanzas, y personal es debido a la importancia que la administración la asigna a la compra de insumo de maquinarias, equipos y capital y alquiler de trabajo.

CLIENTES

Las organizaciones existen para satisfacer las necesidades de los clientes, es el quien absorbe el producto. Los clientes obviamente representan una incertidumbre potencial para las organizaciones. Los gustos del consumidor pueden cambiar. Estos pueden quedar insatisfechos con el producto o servicio de la organización. En general esperaríamos que los compradores representen mayor incertidumbre para los administradores de cualquiera nivel.

TRABAJO

Otro insumo importante del medio económico es la disponibilidad, la calidad y el precio de la fuerza laborar. En algunas sociedades quizás se cuente con gran número de trabajadores comunes carentes de capacitación y haya escasez de mano de obra altamente entrenada. El precio de la mano de obra también es un factor económico importante para una empresa, aunque la automatización disminuye su alto costo.

NIVELES DE PRECIOS

La parte de insumos de una empresa recibe la clara influencia de los cambios de los niveles de precios. Si estos suben suficientemente rápido, los trastornos en el medio económico, tanto de insumo como en la producción, pueden ser graves. La inflación no solo desequilibra a las empresas, sino que también distorsiona todo tipo de organizaciones por sus efectos sobre los costos de la mano de obra, los materiales y otros artículos.

CONTEXTO ORGANIZACIONAL

El contexto de la organización es aquellos que se considera que está fuera de la organización pero que es importante para su actividad. Tiene que ver con los insumos que requiere la organización para poder funcionar y los productos de genera. Lo constituyen los proveedores de recursos (humanos, financieros, equipamiento, etc.), los proveedores de legitimidad y autoridad, los usuarios y/o clientes, los prestadores de servicios complementarios y las organizaciones competidoras. El contexto mediato influye en el contexto inmediato así por ejemplo, el contexto económico (contexto global) hace que existan menos insumos en el hospital (contexto inmediato). Los límites o fronteras son cambiantes o movibles ya que pueden modificarse de acuerdo a la estrategia de la organización en relación a la captación de los insumos y alcance de los productos (o dominio organizacional).


MATRIZ DEL SISTEMA DE COMPETITIVIDAD FUNCIONAL (COFUN).

La matriz COFUN establece a nivel de insumos, procesos y rendimientos, quince requisitos que vamos a buscar en las personas, recursos o potenciales de utilidad dentro del sistema, para ser competitivos y fortalecer la estrategia de 360º.

ALGUNOS PRINCIPIOS AL APLICAR LA METODOLOGÍA COFUN SON:

1) Eliminar, reducir o minimizar el desperdicio.
2) Simplificar al máximo.
3) Priorizar los procesos, según su importancia.
4) Diseñar procesos con rutas alternas.
5) Pensar en paralelo, no en línea.
6) Recabar los datos una sola vez, en su origen.
7) Ver la tecnología para mejorar los procesos.
8) Dejar que los clientes ayuden en los procesos.
9) Pasos para la mejora de procesos.
10) Compromiso real en la dirección.
11) Comunicación adecuada del compromiso a los empleados.
12) Constancia de propósitos de la dirección.
13) Atender el papel de los equipos y la organización.
14) Proporcionar herramientas reales útiles en programa.
15) Evitar postergación de soluciones.
16) Individualizar el entrenamiento.
17) Enfocar los aspectos claves de la empresa: Aseguramiento de la calidad, velocidad de respuesta, costos, eficacia y efectividad.
18) Escuchar a los clientes y demás actores del sistema.
19) Priorizar los qué, no los quién.
20) Enfocar hechos y no opiniones.
Procesos.


ELEMENTOS

Para implementar los objetivos y estrategias organizacionales, las organizaciones implementan actividades de distinto tipo. Hay actividades que están vinculadas a los procesos de transformación básicos, de insumos en productos, de las organizaciones y otras actividades que dan apoyo al normal desenvolvimiento de estos procesos. Habría que determinar cuál es la importancia relativa de cada actividad y las relaciones existentes entre las distintas actividades que se desarrollan en la organización. Se debe tener presente que las actividades que se llevan a cabo no tienen la misma configuración a lo largo del tiempo, sino que éstas sufren cambios de acuerdo a cambios en el contexto, como la aparición de nuevas demandas; como respuesta a conflictos, fusiones, o luchas por el poder; a cambios de conducción o de coyuntura política, etc.

Asimismo cabe señalar que no existen procedimientos de aplicación al universo de las organizaciones, ya que éstos dependen de una serie de características organizaciones y contextuales por demás variables. Fundamentalmente, las tecnologías de gestión tienen que ver con los siguientes procesos que se observan en todas las organizaciones: Planificación y programación b) Presupuestación c) Coordinación d) Control y sistemas de información.